第一章
序
随着物流大潮在中国的不断冲击，越来越多的物流企业应运而生。物流企业的不断增加也激活了物流行业人才的需求热潮，也应运而生了物流师这个概念。很多人为了进入物流行业而选择了物流师的培训班，希望借助一张证书打通物流行业的门栏。我们在这里不想评判物流师的一纸证书是否有用，我们只知道拥有物流师证书的人还需要有实践经验的结合才可以真正成为一个物流人才。关于物流理论，书市上这种书籍随处可见，但很少见到有关于实际经验的书籍，因此，本着这个目的，才有了这本手册的产生。
本手册所要讲述的操作员，实际上在某种以上就是物流师的一种实际变种，虽然不如物流师来的大气，但确是物流行业中最最重要的人才。本手册协作的基础，来源于笔者几年来的实践经验，以及在同三星电子、LG电子等国际跨国企业的合作当中借鉴的先进国际物流理念。碍于笔者的能力以及阅历，本书在某些方面必然会存在很多瑕疵，也请各位尽量提出宝贵意见。
第二章
操作及操作员
2.1、操作的描述
● 狭义的概念：所谓操作就是操控运输作业。亦即负责将客户委托的货物从客户指定的提货地点按照最合理有效的方式运达客户指定的收货地点。在我们日常的运作当中，我们通常将一次运输业务称之为一个承运过程，那么操作就是贯穿整个承运过程的操控作业。这个操作概念在目前的物流行业中是比较普遍的，而且还会继续存在很多年。
● 广义的概念：所谓操作就是操控信息作用于物流服务。亦即通过收集、整理各种信息，指令、监督物流各环节的运作流程，以满足客户的各种物流需求。这种操作的概念已经不仅仅局限于某一次承运过程，也不仅仅局限于货物本身的操控，它更加注重的是信息的操控，然后通过信息的操作作用于货物的操控以及其他客户提出的需求。在今后很长一段时间内，物流行业的发展趋势也是朝着这个趋势行进的。
2.2 操作的意义
在现代物流企业里，我们必须明确一个概念：操作是物流的核心。现代物流是信息化的物流已经是大家的共识所在，而通过上述我们对于操作的描述，可以看出操作实际上就是对信息的收集、整理、处理。如果我们把物流行业看作是一台高速运转的计算机，那么操作就应该是这台计算机的CPU。
我们在这里之所以要首先强调操作对于物流企业的核心意义，一方面是提高大家对于操作的重视程度，另一方面本文以下的内容也是基于这个核心意义而展开论述的。
2.3 操作员
我们将完成操作的人分为两种：执行操作的人我们称之为操作岗位人员；指挥操作的人我们称之为操作员。
在操作流程里，操作员就是指令下达者，操作岗位人员就是岗位执行者，在本书中我们要重点讲述的就是操作员。
在我们的概念里，指挥者应该是这样的：他要有熟练的业务知识；要有人心所向的魅力；还要有面对困难不急不躁沉着应对的能力。我们将操作员定义为指挥者，那么操作员理所当然也应该具有指挥者所应具有的素质。
可能有人会问，如果操作员是指挥者，那么经理又是什么呢？我们套用将军与统帅的概念来区分操作员和经理的区别。操作员相当于将军，是临阵指挥者，经理是统帅，是全盘工作的指挥者。操作员只管指挥打仗，不用管后勤不用管人事调配，不用管业务谈判，而这些工作都是身为统帅的经理们应该去想去安排的。
或者还有人会问，人心所向的魅力对于操作员有什么必要呢？作为指挥打仗的将军，如果无法调动士兵的士气又如何能够提高战斗力，如何能够打胜仗呢？同样，一个业务再熟练的操作员，如果无法调动各操作岗位人员的积极性，就无法提高整体操作能力，同样不可能取得成功。
另外，众所周知，在物流操作中很容易会出现一些令人意想不到的情况，比如天气变化、政策变化、意外事故等等，当碰到这种情况的时候，作为操作员应该沉着应对，领导大家一起使问题得到最有效地解决。
具有熟练业务知识的操作员是一个合格的操作员，同时又具有人心所向魅力的操作员是一个好的操作员，能做到不管操作中遇到任何情况都能沉着应对的操作员是一个优秀的操作员。
4.2.2 危机应对。所谓危机是指在物流运作过程中出现的异常情况，比如：天气变化，政策变化，节日，合作单位中止，不良运输，客户投诉等。我们下面就针对这些危机探讨一下应对的方式，这是每个操作员在操作过程中必然会碰到的问题。
4.2.2.1 天气变化。中国地域广大，各个地方的天气情况也就有很大的差距。作为操作员如果不能及时掌握货物去向地的天气情况，就会出现轻则货物延误，重则货物损毁的。我们手里有这样一个例子：某物流公司2月25日从天津发往太原的一票货物，先从天津随当日晚班车到北京中转，北京千里马当天下午（26日）通过汽运发往太原。结果太原因大雪而封闭了高速公路，汽运无法正常到达，被耽搁在半路上。我们查看了该票货物的具体情况，该票货物只有1件，重量为9公斤。如果从运费方面计算，汽运和铁路相比相差无几，从时效上看，也是同样的，都在第二天上午到达。因此，如果操作员能够提前了解到太原方面的天气情况，不走汽运，而是走铁路的话，该票货物理应在27日上午正常到达。从这个例子中我们看出，关注天气变化对一个操作员来说也是必备的常识。那么象刚才的例子，货物已经因天气情况而搁置在半路了，又该如何应对呢？做为操作员首先要保持平衡心态，已经犯的错误不要再去考虑；其次，确认该票货物的客户要求时限，如果高速封闭不会影响最终派达时限，那么就派专人负责跟踪此票货物的走向直到最终派达；如果客户的要求时限很急，那么就要获取车辆目前所在的确切位置，并根据车辆所处位置选择最近的合作单位提出货物另行发出，增加成本也在所不惜。不过，好在上面例子中的货物不是急件，有3天的时限，那么做好跟踪工作，28日派达应该可以做到。
4.2.2.2 政策变化。中国的物流事业还处在起步阶段，存在很多不规范或者说不合理的地方，因此，为了不断的改善和规范物流市场，国家会出台一些整改政策，这些整改政策的出台每一次都会影响物流市场的运作。比如去年有一段时间，国家出台政策严格禁止货车超载运输，比如国际油价的上涨国家对航空燃油费的加收等。对于操作员来说，及时掌握这些信息，在进行操作方式的选择和价格判断上就会起到很大的帮助。货车禁止超载造成了很多汽运公司为了保持利润空间取了加价措施，同时，禁止超载还导致了汽运公司运输能力的相对下降，出现落货的概率也就相对增多。那么为了保证货物的时效性，操作员就应该取其他的发货方式。
4.2.1.2 监督执行结果。上面我们讲到了操作员如何下达指令，那么下达的指令是否被执行，执行的结果又如何？这就要作员在下达指令之后一定要监督执行结果。上面我们提到下达指令会有两种情况，一种是手工操作，一种是系统操作。下面我们就分别讨论一下这两种指令的监督执行。
① 手工操作。在上面章节中我们讨论了这种方式下达指令存在很多必须注意的问题，而且手工下达指令也是目前物流行业比较普遍的方式，因此，在这里我们需要着重讲一下手工作操作应当如何进行监督执行。
◆ 我们上面说过，下达指令要避免使用口头指令，而且指令单一定要填写详细，那么最有效的监督执行就是在执行人执行完指令内容之后回收指令。可能有人会感到奇怪，有什么必要回收指令呢？这样做的目的有三个：其一，让执行人养成保留指令的习惯，可以随时提醒他们还有哪些指令内容没有执行；其二，可以让自己在事后检查自己的指令有无错误，有无可改进或者提高的地方；其三，也是最直接的作用，作为考核执行人执行情况的参照。在这里，我们试着列举一些常用指令及其执行结果的参照关系：
指令内容
执行结果
去客户处取货
返回有客户签字的运单或出库清单（客户）
去客户处送货
返回收件人签字的运单或出库清单（物流公司）
去托运单位发货
返回托运单位的托运单据和相关财务票据
去托运单位提货
返回相关财务单据及仓库入库人员的交接签字指令单
取货入库
返回有交货人和入库人双方签字的入库单
取货出库
返回有出库人和提货人双方签字的出库单
中转入库
返回有交货人和入库人双方签字的入库单，并返回有入库人签字的清单明细（托运件拆分明细）
派送出库
返回有出库人和提货人双方签字的出库单，并返回客户签字的运单签收联或派送出库单
运单件包装单
返回单件所包内容及体积、重量、包装人等的包装记录单
合票件包装单
返回合票后的体积、重量包装人等的包装记录单（没有进行合并包装的时候，返回数据不变）
托运件包装单
返回合并包装后的单件体积、重量、包装人等的记录单
◆ 监督指令的执行情况，除了上述从反馈信息着手之外，还要对不同岗位的人进行阶梯信息反馈，以期达到真正的监督效果。所谓阶梯信息反馈是指，在一个指令中所包含的执行链中，下一级执行方对上一级执行方的信息反馈。正常情况下，下一级执行方为了保证自己执行的顺利，都会对上一级进行监督，以确保自己接手时的完整性，否则就得自担责任。举个简单的例子：包装组人员包装完货物交给出库组人员时，出库组人员肯定要进行检查，确定没有破损或异常才会接手货物，而同样提货人员在提货时，也必然会仔细检查出库组人员交付的货物是否包装完好，有无异常，以免自己承担责任。因此，抛却个人因素，通过这种阶梯信息反馈，可以更确切的了解各个执行部门的执行情况。
◆ 实行自我监督。上面我们强调过，操作员应当养成一个做指令备忘录的习惯，以便于提醒自己哪些指令执行完了，哪些指令没有执行完；哪些指令执行的让人满意，哪些指令没有执行好还需要进一步改善，等等。。。但，备忘录是给操作员自己记的和看的，如果自己不给自己实行自我监督，那么备忘录也就失去了效用，会出现搞错了指令的执行，或者发现指令执行漏洞而忘了改善等等。这是操作员实行自我监督的一个方面。另一方面，由于操作指令的下达和监督都是操作员一手进行的，那么好的操作员就可以在监督下属人员执行时顺便可以监督自己所下指令的正确性或者是否最优化。并通过执行结果来进行今后的改善。
② 系统操作。同手工操作监督有别的是，系统操作监督省却了各种指令单的回收，系统会在各个岗位执行完成之后自动反馈执行结果。因此，系统操作监督需要进行的是要确保各个岗位执行完成后的录入工作。我们会在此后的系统流程讲述中再作介绍。当然，系统操作监督中也离不开手工操作监督的一些方法：比如自我监督。
4.2.1.3 下达操作指令。我们在上面谈到了操作的岗位定义，因此，我们知道操作员在整个操作过程中是处于核心地位的人，他需要指挥运作环节中涉及的各个部门。我们将操作员对运作环节中各个部门的下达的操作命令称之为操作指令。
操作员从获取叫件信息到分析叫件信息，已经形成了一套如何处理当前货物的操作方案，如何下达指令要求各相关部门人员去执行这套操作方案，对于操作员来说也是一种必备的知识。在这里，我们通过两种方式来讨论一下指令的下达。
◆ 手工操作
◆ 系统操作
① 手工操作：在没有系统或者有系统但没有系统指令功能的情况下，使用手工操作进行操作指令的下达。需要注意的一点是，无论是手工操作还是下面我们将提到的系统操作，它们的指令流程都是共通的，不能因为手工操作就可以偷工减料，任意删减流程中的环节。
指令流程我们会在下面的章节中向大家讲述，这里着重提一下下达指令当中的注意事项。
◆ 如果大家细心的话可以发现，在我们的操作岗位说明中没有提到车辆调度部门。这是因为，车辆调度部门除了为操作部门提供服务之外还要给其他部门（诸如人事、财务等行政部门）提供车辆服务，因此，我们将车辆调度作为一个独立于操作部门之外的独立部门。因此作为用车大户的操作部门，作为操作部门的指挥人员，操作员必须同车辆调度部门的负责人保持良好而持久的沟通。当然，在很多中小物流企业里，因为车辆较少，没有设立单独的车辆调度部门，而是由操作员兼任的也比较常见。作为身兼两职的操作员必须分清这两个岗位的各自职责，在进行车辆调度的时候必须全面权衡各部门的车辆使用调配。在提供用车需求时，一定要做到合理分配任务内容。举个简单的例子：某物流公司接到一客户A的叫件请求，同时又接到客户B的叫件请求，再加上需要到北京站进行铁路货物托运，共计三个任务。在前面章节中我们讲过操作员应该掌握的知识，在这里就要充分用到，客户A和客户B的地理位置是一条线路，其中客户A需要进行现场包装，客户B货量大，需要箱车，因此，在通知车辆调度的时候可以将这两个任务放到一起，请求一辆厢式货车去执行。那么为什么不把到北京站发货也列入这里面一次执行呢？首先我们知道北京站的线路和客户A、B的线路是不同的，其次厢式货车去北京站受限制，再者客户A和客户B都有提货时间限制，还需要处理时间。基于这三个方面因素，去北京站发货只能另外请求一辆车完成。
◆ 在下达指令时要根据任务难易度选择合适的人选和合适的人数执行。这就要作员必须明晰叫件信息，同时还要明晰各个岗位人员的各种能力。同时，由于在工作当中人与人的交往有深浅，操作员和下属之间肯定会有交情深的和交情浅的，但是在安排工作当中一定要做到不偏不倚，这样才能够平衡每个人的心态，提高执行指令的效率和效果。
◆ 做好指令备忘录。在一天当中操作员会不断发出不同的指令，而每一种指令的完成状态如何，单凭大脑记忆是很困难的事情，因此，操作员应该养成一个做好指令备忘录的习惯。每下达一个指令，就要记录下来，然后在确认该指令已经得到执行，并有了执行结果之后，标记已完成，就可以清楚的知道自己指令的执行情况。在我们后面将讲述的系统操作里面，系统会帮助操作控制，因此，这里所说的指令备忘录主要应用在手工操作或者系统无法提供指令备忘的情况下。
◆ 严格使用交接单据。在实际运作当中，我们很多操作员在下达指令时只用口头，或者指令单是随手写的纸条，说的内容和写的内容往往还模棱两可，这样给执行人造成很大的执行难度，甚至会出现误执行。举个例子：曾经有过这样的事情，某操作员给取货组下达了一个指令：到某货场提西安来货，共5件。取货组人员拿到指令出发提货去了，可是却提不出货来，答曰：无此票货。取货组人员于是打电话给操作员，无此票货。操作员再次联系西安方面发货方，得到的答案还是某货场。于是操作员责令取货组人员找该货场人员进一步核实，结果还是没有。就在大家以为货物丢失的时候，货场一员工说：你们确定是到这里来提吗？我们可是有好几个分公司的，于是打电话确认其他几个分公司，果然是货物在其中另一个公司那里。经过这么反复，该取货组本来需要完成3个任务，其余两个任务就无法再完成了。在这个例子当中，我们发现操作员在接受西安方面委托提货时没有认真询问提货具体地址，只问了提货公司名称和电话，没有交接单据；操作员给取货组虽然下达了指令，但作为交接单据的指令单内容简单而模糊，也没有起到交接单据的作用。我们试想一下，如果操作员从西安方面获取交接单据，在审核单据时就可以确认提货地址，而且在下达指令时能够写明关于当次提货的必需信息，取货组人员就可以轻松完成指令任务，节省时间并提高了效率。
② 系统操作。开发物流管理系统的目的就是为了能够帮助操作员进行合理有效地操作安排。它有别于手工操作的主要体现是：运作流程和指令流程的程式化。在这里，我们不对系统操作进行详细论述，在后面的章节中我们会结合每一个操作流程来进行讲解
2.1.1.7报价：对于已经合作过的客户来说，我们大都已经确立了一套双方认可的报价体系。但对于很多合作较少或者新合作的客户而言（尤其是小散户），往往需要操作员当时给予报价。那么操作员应该如何报价呢？其实掌握了上面我们所诉述的叫件因素也就基本可以确定报价了。
1）时效要求：时效是确定运输方式的最基本要素；
2）货物性质、包装要求：也是确定运输方式的必要要素；
3）运输方式：是决定报价的决定性因素；
4）承运方式：是决定报价的性因素；
5）付费方式：也可以对报价产生影响，尤其是对付的时候；
6）托运单位：在确定了运输方式之后，就可以选定该运输线路的托运单位；
7）派送单位：选择适合派送货物的派送单位
8）综合考虑：托运单位的报价只是单纯的运输成本，因此参考性因素的承运方式，门到门就需要考虑到提货费用和派送费用，考虑到派送费用就需要确认运送目的地的派送单位，确定了派送单位自然就知道了派送费用，那么运输成本加提货成本，再加派送成本，就可以得出综合成本。门到站就需要考虑运输成本和提货成本，相加就得出了综合成本。站到站就只需考虑运输成本，运输成本就是综合成本。站到门要考虑运输成本和派送成本，相加就得出了综合成本。然后用综合成本乘上我们的预定利润系数（设设定的利润系数为35%），就可以得出报价。举个例子：
有一客户要发2件15公斤的货（资料）到广州，要求2天送到，货款到付。我们试着来确定一下报价。
1)
时效要求：2天
2)
货物性质：资料；包装要求：无
3)
运输方式：航空
4)
承运方式：门到门
5)
付费方式：到付（货到付款）
6)
托运单位：选择A单位，其到广州单价是2.2元/公斤，最低收费60元/票。
7)
派送单位：物流公司自己的分公司，派送成本提货燃油费15元，派送燃油费15元
8)
综合考虑：提货加发货燃油费30元，运输费用60元，机场提货费15*0.4=6元，派送成本30元，总计成本为30+60+6+30=126元。那么我们的成本单价就是126/15=8.4元。然后乘上我们的利润系数8.4*（1+0.35）=11.34元。那么这个价格能够报给客户吗？我们看到上面我们的托运单位A单位的报价里面：单价是2.2元/公斤，最低收费是60元。如果A单位按照单价收取我们的费用就是2.2*15=33元。但显然他们收取我们的是60元。这个60元是最低收费。因此在考虑报价的时候，最低收费是必须要考虑的因素。我们刚才得出的单价是11元/公斤，远远高出实际的航空运输报价2.2元/公斤，也大大高于航空公司的对外报价7.6元/公斤，所以客户是不可能接受的。但，我们的成本确确实实是8.4元/公斤，按照航空公司的对外统一报价我们也是赔钱的，我们还有做的必要吗？回答当然是有必要。既然航空公司可以设立最低收费，我们当然也可以设定最低收费，通常我们规定的航空最低收费标准是180元/票（门到门）。那么在最低收费保障的情况下，我们就可以合理的进行单价报价了。单价报价其实是按照这样的原则来报的：（提货单价+运输单价+派送单价）*(1+利润系数)。提货单价和派送单价虽然各个公司标准都不太一样，正常来讲都在1元左右，那么单价报价就是：（1+2.2+1）*1.35=5.67元/公斤。这个价钱就比较合理了。不过还不是太合理，为什么呢？因为我们的提货单价和派送单价都会随着货量的增加而减少，比如我们提50公斤的货和提500公斤的货，就成本而言，都是燃油费的成本，因此可以视为相同的，那么我们用了30元的燃油费，50公斤的时候提货单价就是30/50=0.6元；500公斤的时候就是30/500=0.06元。派送单价亦然。那么500公斤的时候我们的单价报价就变成了：（0.06+2.2+0.06）*1.35=3.1元。因此，合理的报价应该是按照货量等级来报的。当然，有些客户为了结算方便，往往要求我们报一个统一价格，那么我们就用加权平均值来进行处理。像上面的情况，这个客户发50公斤以下货物的概率30%，发500公斤以上的概率是20%，50-500公斤的概率是50%。那么我们就先来算算这几个区域的代表价格：50公斤=（0.6+2.2+0.6）*1.35=4.6元；250公斤=（0.12+2.2+0.12）*1.35=3.3元；500公斤=3.1元。那么我们进行加权平均后得出的报价是：4.6*0.3+3.3*0.5+3.1*0.2=3.7元。在考虑到我们的一些不确定因素，我们报出4元/公斤的单价就比较合理了。当然，还要付加上最低收费180元/票。
我们这里得到的报价还仅仅是运输费用报价，在运输环节当中还有很多其他的报价存在。比如我们上面提到的在加急和定时运输时，我们就要考虑进去加急和定时产生的额外费用，通常我们收取的加急费是在正常运费的基础上增加150%。比如运费单价是5元/公斤，那么加急费用就是5*（1+1.5）=12.5元/公斤。
此外，如果客户有包装要求，还要收取一定的包装加固费。包装加固费用主要是考虑包装物成本和人工成本。通常比较流行的报价方案是：纸箱包装（包含泡沫）是200元/立方；木制包装是500元/立方。比如：我们用纸箱进行包装后的货物体积是2.4立方，那么包装费用就是200*2.4=480元。同样的货物如果是用木制包装，那么包装费用就是500*2.4=1200元。
另外还有几种比较常用的报价，比如：保费，代收款手续费，对付款手续费等。
保费：是按照物流公司和客户约定的保险费率（通常是0.5%，0.3%等，没有定数）乘上客户的投保金额。比如投保金额是16000元，保费就是16000*0.5%=80元。
代收款手续费：是按照物流公司和客户约定的手续费率（通常是0.1%等，没有定数）乘上客户的代收款金额。比如代收款金额是16000元，代收款手续费就是16000*0.1%=16元。
对付款手续费：是按照我们和客户约定的手续费率（通常是0.5%等，没有定数）乘上客户的运费总金额。比如运费总金额是1600元，对付款手续费就是1600*0.5%=80元。之所以收取对付款手续费，主要是因为对付款存在不安全性。
除了这次主要因素决定了价格之外，还有一些客观因素也会决定价格。最典型的就是客户的重要程度指标。重要的客户可以适当给以优惠。
4.2.1.1.5包装要求：就是客户提出需要我们对所委托货物进行的包装加固。比如：木托，木箱，薄膜等。在客户提出包装加固的要求时，由于客户对自己的货物了解透彻，往往是合理的要求，我们必须按照要求去做，如果客户提出的包装要求根本无法适应运输的要求，操作员应当向客户提出合理化建议，取更合理的包装方式。再者，有些客户没有提出任何包装要求，但就货物本身而言，要达到运输标准必须进行包装加固的，操作员也应当向客户提出包装建议，并附上包装费用。这里还要强调的一点是：易碎物品的包装。任何一种运输方式都无法保证百分之百的安全，因此在接受客户的包装要求之后，必须明确一点：外包装是否破损应当作为我们最终验收的目的，或者另上保险。
4.2.1.1.6付费方式：客户付款的方式。对于一直在合作的客户而言，他们的付款方式都是固定的，不需要另外问询。对于一些不经常合作的客户来说，操作员在接受叫件指令的时候一定要确认好付款的方式。而且，对不经常合作的客户尽量要做到现付。有些客户（包括老客户）都可能会提出对付的要求，关于对付，我们要着重强调一下：凡是有物流公司自己分公司的城市或者说凡是物流公司自己派送的范围内，才可以做对付，否则最好不要进行对付。对于不同的物流公司而言，可能会有不同的规定，但宗旨是一定要保证对付款的安全性。
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祝你工作顺利。
